| Tarefa | Jun | Jul | Ago | Set |
|---|---|---|---|---|
| Comunicar E-fatura | ||||
| Processar salários | ||||
| Submeter DMR-AT | ||||
| Pagamento IVA |
Três perguntas que hoje custam a responder
O software de contabilidade fecha as contas. Isto é o trabalho à volta delas — o que costuma viver em folhas de Excel, em post-its e na memória de quem o faz.
Quanto do encerramento está só na tua cabeça?
Aqui, nada. O processo traz os 104 pontos do plano da OCC, em 8 fases, das reconciliações ao depósito de contas — e cada ponto é uma tarefa com os seus anexos. Por isso o dossier não é uma pasta que se monta no fim, a correr: é o próprio processo, com a evidência pendurada na verificação que a justifica. Quem entrar lá daqui a cinco anos vê o que foi feito, por quem, e com que prova.
«Não aplicável» não é o mesmo que concluído: concluído diz que se fez, não aplicável diz que não havia o que fazer — e é isso que o dossier tem de mostrar daqui a cinco anos. Um cliente sem existências dispensa os cinco pontos de inventários de uma vez, por rubrica.
Quantas despesas vais descobrir só em dezembro?
Descobre-as em março. Larga-se o extrato bancário e a listagem de compras, e o Contalink procura os buracos: saídas de dinheiro que nenhum documento explica — sobretudo as internacionais, que não estão no e-Fatura e que o cliente nunca carregou no arquivo. Pergunta-se-lhe enquanto ele ainda se lembra do que comprou.
Isto não é reconciliação bancária — não fecha saldos nem casa todas as linhas; isso o teu software já faz. A janela vai de −10 a +75 dias porque as transferências de janeiro pagam faturas de novembro, e casa-se por valor: o nome do banco raramente é o nome da fatura.
Quem é que ainda não pagou a guia?
A chamada de presenças responde, por exercício e por prestação, com o total entregue. Largam-se os PDF da AT em lote — retenções na fonte e pagamentos por conta — e cada guia encontra o seu cliente, sai por email com o prazo no calendário dele, e fica a contar o tempo até ele confirmar que pagou. Deixa de ser uma folha à parte que ninguém atualiza.
O cliente é encontrado pelo NIF de dentro do documento, não pelo nome do ficheiro. Um cliente dispensado do pagamento por conta marca-se como tal, para a chamada poder chegar a zero — incluindo a dispensa só do 3.º pagamento. E uma guia para um cliente sem email na ficha bloqueia, em vez de dizer «entregue».
E o resto do mês?
E se o teu cliente nunca entrar no portal?
Não precisa de entrar. Recebe o pedido por email, responde ao email, e a resposta cai no pedido certo com os anexos. Quem entra encontra lá os documentos, os prazos fiscais que lhe dizem respeito e o mapa de salários do mês para preencher — que descarregas em Excel.
Há quanto tempo esperas por aquele documento?
A Caixa de Saída diz os dias, pedido a pedido. Duas caixas e nada mais: o que veio do cliente e ainda não teve resposta, e o que lhe pediste e ainda não voltou. Insistes com um ou com vinte de uma vez, e o relógio não volta a zero — o que interessa medir é a espera, não a última insistência.
Quanto é que ele recebe se lhe subires 100 €?
Escreves e vês, sem botão de calcular pelo meio — porque essa pergunta ao telefone nunca vem sozinha. Bruto para líquido e líquido para bruto, com subsídios, duodécimos, IRS Jovem, incapacidade, benefícios em espécie e o custo para a empresa. As tabelas entram no formato oficial da AT.
Quem da tua equipa está no limite?
Uma linha por colaborador, com as barras a irem da data de início à data de fim de cada tarefa e as em atraso destacadas. Está no sítio onde serve para alguma coisa: antes de escolheres a quem calha a próxima, e não no relatório do fim do mês.
Pronto para começar?
Precisas de um código de convite, e ele vale dois meses grátis. Sem cartão de crédito. Cada registo é confirmado por uma pessoa — normalmente no próprio dia.
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